VISIONA LKV OY:N REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Visiona LKV Oy:n henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Visiona LKV Oy:n asiakasrekisteristä.
Edellä mainittujen lisäksi Visiona LKV Oy noudattaa toiminnassaan lait, asetukset, hyvän välitystavan ja eettisten sääntöjen noudattamisen kuten lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
REKISTERINPITÄJÄ
Visiona LKV Oy
Vaasanpuistikko 17 (7. kerros), 65100 Vaasa
044 7400 110
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Lena Berts
Vaasanpuistikko 17, 65100 Vaasa
044 7400 112
REKISTERIN NIMI
Visiona LKV Oy:n asiakasrekisteri.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity käyttää Visiona LKV Oy:n palveluita asiakassuhdetta, toimeksiantoa tai muuta palvelua varten. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos asiakas ei anna Visiona LKV Oy:lle palvelussa tarvittavia henkilötietoja niin asiakkaalle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa palvelua. Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi www.visiona.fi -verkkosivustolla olevalla kaavakkeella, toimeksiantosopimuksella, ostotarjouksella tai mikäli asiakas haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Suostumukset on kerätty asiakkailta esimerkiksi verkkosivuston tai kiinteistönvälitykseen hoitamiseen liittyvän lomakkeen allekirjoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Visiona LKV Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Visiona LKV Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. Visiona LKV Oy:n henkilökunta käyttää rekisteriä vain työtehtävien hoitamiseen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri pitää sisällään Visiona LKV Oy:n asiakkaiden, valtuutettujen, allekirjoitusoikeutettujen sekä tosiasiallisten edunsaajien henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, henkilötunnus, kansalaisuus, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen päättäjätiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postinumero, postitoimipaikka, toimeksiantoon liittyvät tiedot kuten asiakkaan itse antamat ja välitysliikkeen selonottovelvollisuuteen kuuluvat tiedot, ostotarjoukseen, vuokraushakemukseen tai muuhun toimeksiantoon tai palveluun liittyvät tiedot. Visiona LKV Oy toimii huomioiden muun muassa lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) mukaan.
TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA
Laillistettuna kiinteistönvälitystoimistona Visiona LKV Oy lain mukaisesti ylläpitää toimeksiannoista päiväkirjaa. Visiona LKV Oy säilyttää toimeksiantoihin liittyvät materiaalit vähintään viiden vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Vahingonkorvausvastuiden osalta Visiona LKV Oy huomioi toimeksiantoihin liittyvässä arkistoinnissa vanhentumislain mukaisen kymmenen vuoden vanhentumisajan. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, markkinointiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Suoramarkkinointiin tietoja käytetään vain voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Visiona LKV Oy:lle. Visiona LKV poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla tai tuhoten sitten kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Visiona LKV Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
TARKISTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Visiona LKV OY, Vaasanpuistikko 17, 65100 Vaasa. Visiona LKV Oy luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensitilassa.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Visiona LKV Oy voi toimeksiannon suorittamiseksi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa esimerkiksi Maistraattiin tai kaupan kohdetta hoitavalle taloyhtiölle. Visiona LKV Oy luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Visiona LKV Oy:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Visiona LKV Oy:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Visiona LKV Oy:n hallussa olevasta tietokannasta. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin pitäjän ulkoistaman toimeksiantoihin liittyvien palvelun yhteydessä ulkoistetun palvelun tuottajan rekisterin lukuun. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin kun kohde syötetään tietojärjestelmään tai hintaseurantapalveluun tai kun asiakas haluaa jättää yhteystietonsa netti-ilmoituksen yhteydessä olevan yhteydenottolomakkeen kautta.
TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE
Visiona LKV Oy on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Visiona LKV Oy:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Visiona LKV Oy luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos asiakas, sidosryhmä tai viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut Visiona LKV Oy:lle toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja Visiona LKV Oy on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ
Visiona LKV Oy on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.
