DATASKYDDSBESKRIVNING
Detta är Visiona AFM Ab:s register- och sekretesspolicy i enlighet med personuppgiftslagen (523/99 10 och 24 §) och EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR, General Data Protection Regulation). Policyn uppfyller även dataskyddsförordningens (EU 2016/679) krav på informationsdokument för Visiona AFM Ab:s kundregister.
Utöver det ovanstående följer Visiona AFM Ab även de lagar, förordningar och principer inom branschen. Relevanta exempel på dessa är god förmedlingssed, etiska regler, lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler (1075/2000), lagen om förmedling av fastigheter och hyreslägenheter (1074/2000), statsrådets förordning om uppgifter som skall lämnas vid marknadsföring av bostäder (130/2001) och lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism (444/2017).
REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE
Visiona AFM Ab
Vasaesplanaden 14, 65100 Vasa
044 7400 110
KONTAKTPERSON FÖR ÄRENDEN SOM GÄLLER REGISTRET
Lena Berts
Vasaesplanaden 17 (7:e våningen), 65100 Vasa
044 7400 112
REGISTRETS NAMN
Visiona AFM Ab:s kundregister.
SYFTET MED HANTERING AV PERSONUPPGIFTER
Personuppgifter samlas i huvudsak in från den registrerade användaren själv när den är registrerade använder Visiona AFM Ab:s tjänster som kundrelation för ett uppdragsavtal eller en annan tjänst. Informationen till registret samlas alltid in med personens medgivande. Om personen inte beviljar Visiona AFM Ab sådana personuppgifter som tjänsten kräver, kan man inte garantera att personen kan erbjudas den tjänst som hen önskar. Kunden kan bevilja sin information till exempel genom formuläret på internetsidan www.visiona.fi, genom ett uppdragsavtal, genom ett köpeanbud eller genom att kunden på annat sätt önskar lämna sina kontaktuppgifter, till exempel per telefon. Personuppgifter samlas endast in på ett överenskommet sätt och kunderna informeras om detta innan uppgifterna samlas in. Samtyckena är insamlade från kunderna till exempel genom internetsidan eller fastighetsförmedlingens formulär i samband med att kunden skrivit under avtal. Personuppgifter samlas in enlighet med denna register- och sekretesspolicy och uppgifterna kommer inte under några som helst omständigheter användas, ändras, förflyttas eller på något att sätt än de som nämns i denna register- och sekretesspolicy missbrukas.
PRINCIPER FÖR SKYDD AV REGISTRET
Visiona AFM Ab skyddar det i denna register- och sekretesspolicy nämnda personregister på den sekretessnivå som är resultatet av riskbedömningen. Vid skyddande av personregistret tar Visiona AFM Ab även i beaktan de tvingande bestämmelserna gällande teknisk säkerhet, administration, informationsteknik samt skydd av arkiverat material. Databaserna samt deras säkerhetskopior finns i hemliga, lösenordskyddade och krypterade anslutningar och / eller låsta lokaler. Visiona AFM Ab:s personal använder registret enbart för att utföra sina arbetsuppgifter.
REGISTRETS INFORMATIONSINNEHÅLL
Registret innehåller Visiona AFM Ab:s kunders, befullmäktigades, samt verkliga förmånstagares personuppgifter. Dessa personuppgifter är för- och efternamn, personbeteckning, medborgarskap, företagsnamn, FO-nummer, företagsbeslutsinformation, e-postadress, telefonnummer, postnummer, postadress, information gällande uppdragsavtalet så som de av kunden givna uppgifter och utredningspliktens information. Visiona AFM Ab verkar i enlighet med bland annat lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler (1075/2000), statsrådets förordning om uppgifter som skall lämnas vid marknadsföring av bostäder (130/2001) samt enligt lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism (444/2017).
RADERING AV INFORMATION SAMT FÖRVARING AV UPPGIFTER
Som ett auktoriserat fastighetsförmedlarföretag upprätthåller Visiona AFM Ab s dagbok av uppdragsavtalen i enlighet med lag. Visiona AFM Ab förvarar material gällande uppdragsavtalen i minst fem års tid från uppdragsavtalets upphörande. Gällande skadeståndsansvar och förvaring av uppdragsavtal tar Visiona AFM Ab i beaktan preskriptionslagens regler gällande preskriptionstiden på tio (10) år. Personuppgifter behandlas även i samband med fakturering, indrivning av skulder, marknadsföring, vid skötsel och förbättring av kundrelationer samt av statistiska skäl. Informations som används i direkt marknadsföring används enbart i enlighet med ikraftvarande lagstiftning. Kunden har rätt att förbjuda att informationen används i direkt marknadsföring. Kunden förbjuder denna typ av användning genom att meddela Visiona AFM Ab om detta. Visiona AFM Ab raderar kundinformation från registret när det inte finns något behov av att behandla kundinformationen mera eller när kunden själv kräver att kundinformationen skall raderas. Kravet om radering av kundinformation bör grunda sig på ikraftvarande lagstiftning. Informationen överstrykes eller förstörs när det inte finns orsak till behandling eller lagring av informationen. Information raderas inte om det stadgas annorlunda gällande detta förfarande i lagstiftning, eller om den behöriga myndigheten har startat en process som kräver Visiona AFM Ab att spara information, eller om någon annan instans har ansökt om ett dataskyddsbeslut gällande informationen av Finlands domstol.
RÄTTEN TILL INSYN
Den registrerade har rätt att granska hurudana uppgifter gällande den registrerade som finns sparat i registret. Den registrerade har dessutom den registrerade rätt att få alla sparade uppgifter som gäller den registrerade när hen har gjort en tillräckligt tydlig och specificerad begäran om inspektion. Begäran om inspektion skall göras skriftligen och bör vara underskriven av den registrerade. Begäran skall skickas till adressen Visiona AFM Ab, Vasaesplanaden 17, 65100 Vasa. Visiona AFM Ab överger informationen i första hand enligt lagen.
RÄTTEN ATT BEGÄRA ÄNDRING SAMT RADERING AV INFORMATION
Registerupprätthållaren är skyldig att ändra felaktig information i personregistret. Registerupprätthållaren är även skyldig att på eget initiativ granska tillförlitligheten samt aktualitet i registret. Den registrerade kan också kräva att registerupprätthållaren raderar information som gäller den registrerade själv från personregistret. Registerupprätthållaren ansvarar samt leder åtgärderna samt dess behandling.
ANDRA RÄTTIGHETER SOM GÄLLER BEHANDLIGEN AV PERSONUPPGIFTER
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av personuppgifterna begränsas. Den registrerade har även rätt att få sådan information som gäller hen, som den registrerade gett till registerupprätthållaren, på ett individualiserat och läsbart format samt rätt att förflytta sådan information till en annan registerupprätthållaren. Den registrerade har även rätt att neka behandling, automatiskt beslutstagande samt profilering av informationen.
INFORMATIONSÖVERLÅTELSE I ENLIGHET MED LAG
Visiona AFM Ab kan, för att uppfylla uppdragsavtal, överlåta information och personuppgifter i enlighet med ikraftvarande lag. Till exempel överlåts information och personuppgifter i samband med affärstillfällen till parternas banker och i olika skeden av uppdragsavtalet till exempel även till Magistraten och/eller till det ansvariga bostadsbolaget för det ifrågavarande objektet. Visiona AFM Ab överlåter i enskilda fall kundens eller intressegruppens uppgifter om målsägande ber Visiona AFM Ab att handla på detta sätt eller om detta krävs för att uppfylla uppdragsavtal. Visiona AFM Ab överlåter även, i enskilda fall, uppgifter gällande kunden eller intressenten om myndigheter kräver att Visiona AFM Ab överlåter en specifikt identifierad information som finns i Visiona AFM Ab:s databas. Myndighetens överlåtelsekrav bör grunda sig på ikraftvarande lagstiftning. Information kan överlåtas till. Denna typ av överlåtelse förverkligas till exempel när ett objekt registreras i informationsregistret, i en prisövervakningstjänst eller när kunden vill lämna sina kontaktuppgifter i samband med en internet-anmälans kontaktformulär.
INFORMATIONSÖVERLÅTANDE TILL TREDJE LÄNDER OCH/ELLER TILL INTERNATIONELLA ORGANISATIONER
Visiona AFM Ab har tagit ett beslut om att inte automatiskt överlåta eller förflytta information som är i Visiona AFM Ab’s innehav till tredje länder eller till internationella organisationer. Visiona AFM Ab överlåter, i enskilda fall, information till tredje länder eller till internationella organisationer. Denna överlåtelse sker om kunden, intressenten eller myndigheten har gett Visiona AFM Ab ett uppdragsavtal gällande detta och om att handla på detta sätt. Visiona AFM Ab bör även tillsammans med dataskyddsombudsmannen och Finlands dataskyddsmyndighet har utfört en bedömning gällande riskkriterier och kvalitetssystem om det tredje landets verkliga nivå gällande dataskyddsnivån.
REGISTER- OCH SEKRETESSPOLICYNS GODKÄNNANDE
Visiona AFM Ab har godkänt denna register- och sekretesspolicy samt informationsdokumentets kontinuitet. Dessa uppdateras och kontrolleras regelbundet.
